Digitalización de documentos

Gestió de Factures a Proveïdors

Extraviar una factura pot ser un problema, sobretot, en el moment de justificar un pagament a un proveïdor. És per això que la digitalització de factures és un servei indispensable en l’actualitat que a Kernel Doc oferim, independentment que aquestes es rebin en paper o digital. Així, estaran sempre disponibles i protegides.

Totes les factures rebudes es processen diàriament amb Kernel Doc. Encara que, per a la digitalització de factures realitzem tractaments diferents en funció de com sigui el document a l’origen. No és el mateix tractar amb paper que amb un document que ja és digital. Per això, convé tenir en compte el següent:

a) Factura en paper: es prepara per a la seva introducció als escàners, extraient qualsevol element de subjecció i se sotmeten al procés de digitalització de factures. Això el podem fer tant amb les noves com amb les antigues.
b) Factura digital: se sotmeten a un sistema de verificació prèvia a l’entrada de procés (mala qualitat, documents no comptables, dades incorrectes, dates avançades, etc.), la qual cosa suposa un salt cap endavant en el procediment de digitalització de factures. Això estalvia temps i permet que duguem a terme sense demora el següent pas.

Capturem de manera automàtica les dades rellevants de la factura com el CIF, raó social, imports, línies de comanda, número de comanda i afegint altra informació que requereixi el client. En la digitalització de factures això és vital perquè qualsevol factura sigui reconeixible en realitzar una simple cerca en qualsevol dispositiu tecnològic.

En la digitalització de factures, totes elles se sotmeten a un procés de verificació exhaustiu per a detectar possibles incidències en les etapes prèvies i corregir-les en el mateix moment. Amb això, s’aporta un valor afegit que permet adaptar el procés de digitalització de factures a l’operativa de cada empresa.

Preparem tota la informació processada per a la seva incorporació al sistema comptable o gestor documental facilitant el detall de les imatges, així com els seus fitxers d’índex amb la informació associada per a ser localitzada ràpidament.

Els beneficis de la digitalització de factures.

S’ofereix la possibilitat que els arxius digitals es posin a la disposició del client en modalitat cloud (núvol o internet) per a garantir la seva consulta posterior des de qualsevol dispositiu o bé realitzar la preparació per a incorporar-los en els sistemes d’aquest. Això és crucial perquè tingui accés en qualsevol moment i la cerca la pugui realitzar d’una manera senzilla sent aquests els seus beneficis:

“Arrencada de manera immediata, pagament per factura gestionada i sense costos d’inversió d’equips ni aplicacions informàtiques”

Reduirà el cicle de tractament i gestió de les factures.
Oferirà major eficiència i immediatesa en la informació.
Estalviarà un 60% en els costos.
Reduirà les incidències en el procés.
Augmentarà la productivitat en temps i recursos dedicats.

Així mateix, a Kernel Doc oferim un servei eficaç i eficient perquè els clients puguin gaudir d’una digitalització de factures òptima a cada moment. La inversió que hauran de fer serà mínima, alguna cosa que els permetrà estalviar costos i la seva activitat no es veurà perjudicada si tenen moltes factures de proveïdors que gestionar. Per tant, la digitalització de factures és una eina altament competitiva.

Contacta con nosotros