Digitalización de documentos

Gestión de Facturas a Proveedores

Extraviar una factura puede ser un problema, sobre todo, en el momento de justificar un pago a un proveedor. Es por esto por lo que la digitalización de facturas es un servicio indispensable en la actualidad que en Kernel Doc ofrecemos, independientemente de que estas se reciban en papel o digital. Así, estarán siempre disponibles y protegidas.

Todas las facturas recibidas se procesan diariamente en Kernel Doc. Aunque, para la digitalización de facturas realizamos tratamientos distintos en función de cómo sea el documento en su origen. No es lo mismo tratar con papel que con un documento que ya es digital. Por eso, conviene tener en cuenta lo siguiente:

a) Factura en papel: se prepara para su introducción en los escáneres, extrayendo cualquier elemento de sujeción y se someten al proceso de digitalización de facturas. Esto lo podemos hacer tanto con las nuevas como con las antiguas.
b) Factura digital: se someten a un sistema de verificación previa a la entrada de proceso (mala calidad, documentos no contables, datos incorrectos, fechas avanzadas, etc.), lo que supone un salto hacia delante en el procedimiento de digitalización de facturas. Esto ahorra tiempo y permite que llevemos a cabo sin demora el siguiente paso.

Capturamos de forma automática los datos relevantes de la factura como el CIF, razón social, importes, líneas de pedido, número de pedido y añadiendo otra información que requiera el cliente. En la digitalización de facturas esto es vital para que cualquier factura sea reconocible al realizar una simple búsqueda en cualquier dispositivo tecnológico.

En la digitalización de facturas todas ellas se someten a un proceso de verificación exhaustivo para detectar posibles incidencias en las etapas previas y corregirlas en el mismo momento. Con ello, se aporta un valor añadido que permite adaptar el proceso de digitalización de facturas a la operativa de cada empresa.

Preparamos toda la información procesada para su incorporación al sistema contable o gestor documental facilitando el detalle de las imágenes, así como sus ficheros de índice con la información asociada para ser localizada rápidamente.

Los beneficios de la digitalización de facturas

Se ofrece la posibilidad de que los archivos digitales se pongan a disposición del cliente en modalidad cloud (nube o internet) para garantizar su consulta posterior desde cualquier dispositivo o bien realizar la preparación para incorporarlos en los sistemas de este. Esto es crucial para que tenga acceso en cualquier momento y la búsqueda la pueda realizar de una manera sencilla siendo estos sus beneficios:

“Arranque de forma inmediata, pago por factura gestionada y sin costes de inversión de equipos ni aplicaciones informáticas”

Reducirá el ciclo de tratamiento y gestión de las facturas.
Ofrecerá mayor eficiencia e inmediatez en la información.
Ahorrará un 60% en los costes.
Reducirá las incidencias en el proceso.
Aumentará la productividad en tiempo y recursos dedicados.

Asimismo, en Kernel Doc ofrecemos un servicio eficaz y eficiente para que los clientes puedan disfrutar de una digitalización de facturas óptima en cada momento. La inversión que tendrán que hacer será mínima, algo que les permitirá ahorrar costes y su actividad no se verá perjudicada si tienen muchas facturas de proveedores que gestionar. Por tanto, la digitalización de facturas es una herramienta altamente competitiva.

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