Al hablar de gestión documental lo hacemos refiriéndonos a la captura, almacenamiento y recuperación de documentos que se generan fruto de la actividad empresarial. Cuando gestionamos un negocio, sabemos la cantidad de documentos que pueden llegar a lo largo de una jornada, bien en formato papel o bien por correo electrónico. No obstante, sea cual sea su emisión y recepción, éstos deben ser almacenados para futuras consultas.

La gestión documental de facturas a proveedores alude a las normas que se aplican en el proceder con estos documentos y que deben ser organizados. Gracias a ello, podrán ser recuperados en cualquier momento y consultados.

En el post de hoy te desvelamos la importancia de la gestión documental de facturas a proveedores, cómo es el proceso y cuáles son los beneficios de la gestión inteligente de documentos.

Entendamos qué es una factura

Empecemos por el principio, ¿qué es una factura? Una factura es un documento mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio concreto. Representa el justificante de cualquier operación comercial entre vendedor y comprador.

Este documento debe llevar una serie de contenidos mínimos y necesarios para su validez, como el lugar y la fecha de emisión, la numeración de factura, la identificación del comprador y del vendedor, la descripción de la operación realizada, la base imponible de la operación o lo que es lo mismo, la contraprestación sin incluir los impuestos indirectos (IVA); los impuestos indirectos (IVA) que gravan la operación y que deben ser ingresados en Hacienda, la contraprestación total, la forma de pago y la firma.

El proceso de gestión de documentos de Kernel Doc

Dentro de la gestión documental de facturas, debemos comenzar por la recepción de éstas, un proceso que comienza con dos orígenes bien diferenciados, las facturas que llegan a la empresa en papel y las que lo hacen mediante correo electrónico.

Nuestro sistema de digitalización no consiste solo en escanear el formato papel, sino que lo integramos dentro del proceso de gestión de tu empresa.

En este sentido, los documentos en papel pueden ser escaneados y, a partir de ahí, importarlos a la plataforma. Las que llegan por correo electrónico son descargadas, registradas y añadidas, también, a nuestra plataforma.

Una vez en ella, pasan por un proceso de verificación en el que se detectan posibles anomalías.

¿Por qué es importante el control de las facturas a proveedores?

La gestión documental de estas facturas constituye una pieza fundamental en el engranaje empresarial, y es que hace que resulte más sencillo el registro y control de estos documentos.

Ofrece importantes ventajas a tener en cuenta:

• Facilitar el pago a los proveedores.
• Evitar errores fiscales.
• Contabilidad a tiempo real.
• Ahorrar tiempos y costes.
• Accesibilidad a los documentos cuando sea necesario.
• Optimizar la administración de la empresa.
• Eficiencia y efectividad.
• Seguridad de los documentos.
• Mejor organización.
• Compartir archivos más fácilmente.

En Kernel Doc trabajamos para nuestras empresas con un sistema basado en la inteligencia artificial, algo que nos hace obtener las mejores soluciones para la gestión documental de estas facturas.

Nuestro sistema de transformación digital consiste en la obtención de información, revisión y verificación.

Es frecuente que uno de los errores más repetidos sea la duplicidad de facturas, y es que cuando éstas llegan por email son impresas para luego escanearlas, algo que agrava costes y aumenta la ineficacia. De este modo, el sistema de Kernel Doc permite abordar tanto las facturas digitales como las físicas apoyándonos para ello en la digitalización.

La gestión documental de facturas a proveedores, al igual que con otros documentos empresariales, nos ayuda en el día a día, y permite ahorrar en procedimientos, tiempo y costes y centrarnos en lo que realmente importa: conseguir que los proveedores de una empresa puedan estar tranquilos en lo referente a los trámites empresariales; algo tan importante como el pago a nuestros proveedores no puede verse perjudicado por cuestión de “papeleo”. Esto genera confianza y fidelización de un colectivo tan importante en la dinámica empresarial.

Es el momento de empezar a avanzar, en Kernel Doc te ayudamos a optimizar la gestión documental.
Ponte en contacto con Kernel Doc y empiezaa beneficiarte.