La digitalización se ha convertido en la llave maestra no solo del futuro, sino del presente, pues las empresas e instituciones se han visto obligadas a adaptarse a los nuevos tiempos y a las evoluciones tecnológicas para incorporar toda su vasta documentación en un archivo perenne que les permitiese futuros usos y consultas.
Si se trabaja de manera eficiente en el proceso de digitalización, se logrará encontrar las mejores soluciones para el porvenir de la empresa, reduciendo los costes y minimizando al máximo la tasa de error. Y es que solo así se lograrán controlar al máximo los flujos de trabajo.
Kernel Doc es una empresa nacida en el año 2002 como un proyecto que parte de cinco emprendedores procedentes del mundo de la digitalización en microfichas. Ahora había que adaptarse a las nuevas circunstancias del momento, lo que les hizo llevar a cabo el proceso de digitalización mediante otros dispositivos que permitiesen consultar dichos archivos desde un ordenador. Suponía adaptarse a las necesidades, ganar productividad y rentabilidad y reducir gastos innecesarios de tiempo y económicos, construyendo una oficina digital, sin papeles y realmente asequible.
En estos veinte años de experiencia profesional en el sector de la digitalización, hemos trabajado escaneando millones de imágenes y documentos, demostrándose como, aunque el papel fue la esencia de la digitalización, hoy en día el tratamiento digital es la esencia de todo.
El problema reside en que las empresas hoy en día aún no son conscientes de la importancia de la digitalización y de la puesta en valor de ésta. Los líderes de las instituciones no cuentan con conocimientos para saber leer e interpretar todos esos datos que les llegan, y por ende, son incapaces de extraer conclusiones fehacientes que sirviesen a su vez como punto de partida para potenciar nuevas búsquedas. Hablamos del data mining o el business inteligent.
El proceso de transformación digital
En Kernel Doc trabajamos de manera rigurosa y detallada, pues obtenemos la información y tratamos cualquier formato de papel, desde DINA5 a DINA0 y Fuera de Formato (FF) para conseguir un archivo digital final 100% fidedigno al documento original.
Este proceso de digitalización se efectúa gracias a la utilización de escáneres de rodillos de media y alta velocidad, completamente aéreos, lo que permite obtener las imágenes digitales con la más absoluta calidad en cuanto a corrección de inclinación y de ruidos cromáticos, entre otros aspectos.
Posteriormente, todos esos documentos digitales obtenidos son sometidos a la gestión inteligente de la información con la ayuda de herramientas de reconocimiento (OCR) y una tecnología autosuficiente y desarrollada por el propio equipo. Ésta será capaz de capturar la información más relevante de los documentos, realizar la indexación por metadatos de forma personalizada y a medida, y posteriormente integrarla en el sistema de gestión empresarial de cada cliente.
Evolución del concepto de digitalización
Según la Real Academia Española (RAE), la digitalización se define como el registro de datos de forma digital, es decir, la conversión o codificación en números, dígitos, datos o informaciones de carácter continuo, como por ejemplo una imagen fotográfica, un documento o un libro.
En el ámbito empresarial, el concepto de digitalización se asocia a la transformación digital de los negocios, transformando los recursos empleados, los procesos de comunicación y los modelos de gestión de los clientes. Aunque en realidad la digitalización no debe desvirtuarse, y es un concepto íntegramente asociado a los documentos.
El comienzo de la digitalización podría remontarse al año 1895 con la utilización del telediágrafo. Con éste se permitía transmitir las imágenes al formato digital mediante métodos eléctricos. Bastaba con dibujar la imagen en una lámina de estaño empelando una tinta no conductora con goma-laca y alcohol para posteriormente ser fijada con un rodillo que actuaba como transmisor.
El receptor de estas imágenes utilizaba un lápiz óptico sincronizado con el telediágrafo, recibiendo línea a línea en un proceso que podía durar unos treinta o cuarenta minutos de media. Posteriormente, en 1913, llegaría la técnica del belinógrafo, que mejoró lo existente. Se empleaba una fotocelda para traspasar la imagen a través de la línea telefónica del FAX. En la década de los años 80 se realizaban los primeros escáneres digitales y las imágenes eran almacenadas en un PC. Esos primeros procesos de digitalización tenían una resolución deficiente.
La gestión inteligente de documentos ha permitido dar pasos de gigante en el proceso de digitalización, dejando de ser tan manual y convencional. Con la aplicación de la inteligencia artificial se permite el reconocimiento y extracción de la información relevante, es decir, la captura inteligente de datos. Posteriormente se llevará a cabo el reconocimiento de barcodes (códigos de barras, QR y patch codes) para a continuación clasificar documentos de forma más ágil, según la tipología documental. Del mismo modo, será conveniente individualizar documentos para su gestión independiente, creando documentos PDF por cada imagen que hubiese en mismo documento inicial.
En Kernel Doc nos ajustamos a tus necesidades, consiguiendo que nuestros procesos de digitalización inteligentes se pongan al servicio de tu empresa y te permitan reducir costes, minimizar errores y agilizar los flujos de trabajo existentes. Nuestro procedimiento se basa en la máxima profesionalidad, innovación y experiencia, aportando un valor añadido a la gestión interna de tu empresa.
¡Te estamos esperando para empezar a hablar y a digitalizar!
