Hay proyectos en los que digitalizar documentación va mucho más allá de convertir papel en archivos digitales.

Este fue el caso de un proyecto desarrollado para la Agència Catalana de l’Aigua (ACA), financiado con fondos Next Generation, en el que el volumen documental, la diversidad de formatos, los procedimientos establecidos y los plazos de ejecución convertían la digitalización en un reto especialmente exigente.

Un proyecto con unos requisitos muy definidos

Desde el inicio, el proyecto estaba condicionado por unos procedimientos muy marcados y por unos plazos de ejecución acotados.

A ello se sumaba un fondo documental de grandes dimensiones, compuesto por una enorme cantidad de documentación y por formatos muy diversos. Cada tipología requería un tratamiento diferente y presentaba distintos grados de dificultad a la hora de manipularla, prepararla y digitalizarla correctamente.

Pero había además un requisito especialmente importante: el orden original de la documentación debía respetarse escrupulosamente durante todo el proceso.

No se trataba, por tanto, únicamente de alcanzar un determinado ritmo de digitalización. Era necesario hacerlo manteniendo en todo momento el control sobre la documentación, garantizando su correcta manipulación y asegurando que la estructura establecida se conservara de principio a fin.

Volumen, complejidad y capacidad operativa

La dimensión del proyecto exigió también una importante dedicación de recursos.

Durante siete meses, tres personas trabajaron a tiempo completo en su ejecución, siguiendo los procedimientos definidos y adaptándose a las particularidades de cada tipo de documento.

La planificación del trabajo, la coordinación del equipo y el seguimiento constante del proceso resultaron esenciales para poder avanzar al ritmo necesario sin comprometer la calidad.

A todo ello se sumó otro factor clave para el buen desarrollo del proyecto: la relación con el cliente. La comunicación con el equipo de la Agència Catalana de l’Aigua fue muy fluida y cercana durante todo el proceso, lo que facilitó la resolución ágil de dudas, la toma de decisiones y la coordinación ante cualquier necesidad que pudiera surgir.

Esta colaboración estrecha resultó especialmente valiosa en un proyecto con tantos condicionantes y contribuyó de forma directa a que el trabajo avanzara con eficacia y con el nivel de precisión requerido.

En proyectos de estas características, cada detalle cuenta. Un error en la manipulación, una alteración del orden establecido o una desviación en los procedimientos puede tener consecuencias importantes sobre el resultado final.

Por eso, además de contar con los medios adecuados, resulta imprescindible disponer de un equipo con experiencia y capacidad para gestionar grandes volúmenes documentales dentro de entornos especialmente exigentes.

El verdadero reto: cumplir sin comprometer la calidad

Cuando los plazos son ajustados, existe siempre el riesgo de que la velocidad termine afectando al resultado.

En este caso, el objetivo fue justo el contrario: cumplir los tiempos establecidos sin renunciar a la calidad del proceso.

El proyecto se completó respetando los procedimientos marcados, manteniendo el orden documental establecido y alcanzando el nivel de calidad requerido.

El resultado final cumplió con todos los requisitos planteados y el cliente quedó plenamente satisfecho con el trabajo realizado.

La experiencia se demuestra cuando el proyecto se complica

Este tipo de proyectos son los que mejor muestran la diferencia entre digitalizar documentos y gestionar correctamente un proceso documental complejo.

Cuando entran en juego grandes volúmenes, formatos muy diversos, exigencias de trazabilidad, procedimientos cerrados y plazos limitados, la tecnología por sí sola no es suficiente.

Hace falta experiencia.

Hace falta capacidad de planificación.

Y, sobre todo, hace falta un equipo que sepa anticipar dificultades y mantener el control durante todo el proceso.

En Kernel Doc llevamos años trabajando precisamente en este tipo de entornos, donde cada proyecto tiene su propia lógica y donde la solución debe adaptarse a las particularidades reales de la documentación.

Y es que el éxito de un proyecto de digitalización no se mide solo por cuántos documentos se procesan.

Se mide por cómo se hace, con qué nivel de control y con qué resultado final.