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La IA al servicio de la digitalización documental

La IA ha llegado para revolucionar el mundo en todos los sentidos, aportando grandes beneficios a la ciencia y a la investigación tecnológica y trayendo consigo avances importantes con el OpenAI. Es cierto que son muchas las voces de expertos que exigen una regulación de ésta, pero gracias a su aplicación se puede lograr que tareas manuales y repetitivas como la gestión de procesos documentales queden completamente automatizadas.

La digitalización documental no consiste únicamente en pasar un archivo en formato físico o pdf a la nube del sistema de gestión, sino en extraer esos datos para procesarlos, reduciendo así la tasa de error y obteniendo una mayor productividad, rendimiento y eficiencia.  Hay muchas aplicaciones de procesamiento de documentos que se valen del Machine Learning y de la IA para extraer datos de los documentos y formularios, reconociendo automáticamente el texto escrito.

Gracias a la IA se pueden tomar datos de documentos digitalizados como facturas, recibos y pedidos de entrega, almacenándose en un formato de base de datos perfectamente estructurada. Se consigue que la información sea extraída e indexada para buscar patrones de comportamiento que optimizan los procesos de captura.

Una vez obtenidos los datos se clasifican por tipologías de documentos, siendo la IA la herramienta clave para reconocer la estructura y el contenido de cada uno de ellos sin necesidad de configurar previamente las plantillas.

Todos esos datos se importan en un sistema de destino como una planificación de recursos empresariales (ERP) o una solución de administración de relaciones con los clientes (CRM). De este modo, las empresas ahorrarán dinero y tiempo, liberarán a los empleados de tareas sin importancia y optimizarán la calidad de sus servicios.

El proceso de digitalización con IA

El mecanismo es bien sencillo si se consigue aplicar correctamente la herramienta a los recursos de la empresa. Se clasifica en diferentes etapas a tener en cuenta.

Clasificación de datos

Gracias a la IA se pueden leer, evaluar y clasificar los datos de un documento, reconociendo errores, falta de datos y caracteres, clasificando y descartando otros elementos de forma automática. La organización se vuelve más precisa y se interpretan de forma efectiva elementos como la fecha de creación, el código de serie o el número de lote.

Digitalización automatizada

A partir de la aplicación de la IA se puede desarrollar un proceso de digitalización por lotes a gran velocidad, evaluando rápidamente los documentos escaneados y mejorando la depuración de datos y los resultados de búsqueda.

Extracción de datos transformados

Mediante la IA se pueden extraer datos de los documentos sin necesidad de intervención humana, reduciéndose considerablemente tanto la mano de obra como el tiempo invertido.

Análisis detallado de datos

Gracias a un análisis cuidadoso se pueden vincular datos para obtener información sobre los usuarios y tomar como consecuencia las mejores decisiones en pro de aumentar los ingresos de los negocios.

Seguridad de datos avanzada en el proceso

La incorporación de la IA en el proceso de digitalización documental requiere también de una férrea protección de los datos y de los archivos confidenciales. Con la IA se garantiza la detección automática de amenazas sin la intervención humana, reportando el máximo beneficio posible.

Ventajas del procesamiento documental automatizado

La velocidad, la precisión y la escalabilidad en las tareas cotidianas están garantizadas gracias a la aplicación de la IA, generando un impacto muy positivo en determinados sectores. Entre sus ventajas destacan:

  • Seguridad y privacidad eficientes: Las empresas pueden cifrar sus archivos y asignarles niveles de seguridad mayores.
  • Ahorro de inversión: Se eliminan los gastos económicos y de tiempo que suponen la administración de archivos físicos, centrándose los trabajadores en otras tareas más productivas.
  • Rápida recuperación: Gracias a la aplicación de la IA en la digitalización de documentos se puede acceder a ellos en cualquier momento y de manos de cualquier persona autorizada.
  • Reducción del riesgo de error humano: Sin necesidad de introducir los datos manualmente, mejorando la precisión y la calidad de los documentos.
  • Mayor colaboración: Los empleados pueden compartir los documentos en los que trabajan en tiempo real.
  • Plantillas estandarizadas: Cuando se aplica la IA a la automatización de documentos se garantiza la estandarización de plantillas y estructuras aplicadas a los flujos de trabajo de forma continua.

La apuesta de Google

En este sentido, Google lanzó Document AI en septiembre de 2020 como una solución de Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP) de Google Cloud Platform basado en la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Vision. Este nuevo servicio es capaz de reconocer textos, imágenes y caracteres en más de 200 idiomas. Se pueden extraer datos no estructurados a partir de una simple imagen de un documento concreto.

Su método de funcionamiento es a través de Machine Learning y garantiza desde la localización de documentos a través de sus datos a la creación de estadísticas e identificación de patrones o tendencias. De este modo, los procesos de extracción de información, clasificación y almacenaje se optimizan y ganan escalabilidad.

 

La apuesta de Kernel Doc, sumarse a las tecnologías que nos ayudan a garantizar los mejores resultados.

 

 

 

La gestión documental de facturas a proveedores

Al hablar de gestión documental lo hacemos refiriéndonos a la captura, almacenamiento y recuperación de documentos que se generan fruto de la actividad empresarial. Cuando gestionamos un negocio, sabemos la cantidad de documentos que pueden llegar a lo largo de una jornada, bien en formato papel o bien por correo electrónico. No obstante, sea cual sea su emisión y recepción, éstos deben ser almacenados para futuras consultas.

La gestión documental de facturas a proveedores alude a las normas que se aplican en el proceder con estos documentos y que deben ser organizados. Gracias a ello, podrán ser recuperados en cualquier momento y consultados.

En el post de hoy te desvelamos la importancia de la gestión documental de facturas a proveedores, cómo es el proceso y cuáles son los beneficios de la gestión inteligente de documentos.

Entendamos qué es una factura

Empecemos por el principio, ¿qué es una factura? Una factura es un documento mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio concreto. Representa el justificante de cualquier operación comercial entre vendedor y comprador.

Este documento debe llevar una serie de contenidos mínimos y necesarios para su validez, como el lugar y la fecha de emisión, la numeración de factura, la identificación del comprador y del vendedor, la descripción de la operación realizada, la base imponible de la operación o lo que es lo mismo, la contraprestación sin incluir los impuestos indirectos (IVA); los impuestos indirectos (IVA) que gravan la operación y que deben ser ingresados en Hacienda, la contraprestación total, la forma de pago y la firma.

El proceso de gestión de documentos de Kernel Doc

Dentro de la gestión documental de facturas, debemos comenzar por la recepción de éstas, un proceso que comienza con dos orígenes bien diferenciados, las facturas que llegan a la empresa en papel y las que lo hacen mediante correo electrónico.

Nuestro sistema de digitalización no consiste solo en escanear el formato papel, sino que lo integramos dentro del proceso de gestión de tu empresa.

En este sentido, los documentos en papel pueden ser escaneados y, a partir de ahí, importarlos a la plataforma. Las que llegan por correo electrónico son descargadas, registradas y añadidas, también, a nuestra plataforma.

Una vez en ella, pasan por un proceso de verificación en el que se detectan posibles anomalías.

¿Por qué es importante el control de las facturas a proveedores?

La gestión documental de estas facturas constituye una pieza fundamental en el engranaje empresarial, y es que hace que resulte más sencillo el registro y control de estos documentos.

Ofrece importantes ventajas a tener en cuenta:

  • Facilitar el pago a los proveedores.
  • Evitar errores fiscales.
  • Contabilidad a tiempo real.
  • Ahorrar tiempos y costes.
  • Accesibilidad a los documentos cuando sea necesario.
  • Optimizar la administración de la empresa.
  • Eficiencia y efectividad.
  • Seguridad de los documentos.
  • Mejor organización.
  • Compartir archivos más fácilmente.

 

En Kernel Doc trabajamos para nuestras empresas con un sistema basado en la inteligencia artificial, algo que nos hace obtener las mejores soluciones para la gestión documental de estas facturas.

Nuestro sistema de transformación digital consiste en la obtención de información, revisión y verificación.

Es frecuente que uno de los errores más repetidos sea la duplicidad de facturas, y es que cuando éstas llegan por email son impresas para luego escanearlas, algo que agrava costes y aumenta la ineficacia. De este modo, el sistema de Kernel Doc permite abordar tanto las facturas digitales como las físicas apoyándonos para ello en la digitalización.

La gestión documental de facturas a proveedores, al igual que con otros documentos empresariales, nos ayuda en el día a día, y permite ahorrar en procedimientos, tiempo y costes y centrarnos en lo que realmente importa: conseguir que los proveedores de una empresa puedan estar tranquilos en lo referente a los trámites empresariales; algo tan importante como el pago a nuestros proveedores no puede verse perjudicado por cuestión de “papeleo”. Esto genera confianza y fidelización de un colectivo tan importante en la dinámica empresarial.

Es el momento de empezar a avanzar, en Kernel Doc te ayudamos a optimizar la gestión documental.
Ponte en contacto con Kernel Doc y empiezaa beneficiarte.