Digitalización de documentos

Gestió d’Albarans

Un albarà és el document que acredita el lliurament de productes o serveis relacionats amb una comanda. La seva importància és molt alta, ja que permet detectar incidències abans que entri en el procés de facturació. No obstant això, la seva versió en paper pot extraviar-se, la qual cosa suposaria un gran problema. Perquè això no succeeixi, està la digitalització de documents comptables que realitzem a Kernel Doc.

Tots els albarans rebuts els processem immediatament a Kernel Doc. Però, depenent de com sigui el document a l’origen (paper o digital) durem a terme un tractament diferent.

a) Albarà en paper: es prepara per a la seva introducció als escàners, extraient qualsevol element de subjecció i se sotmet al procés de digitalització de documents comptables. Així, quedarà degudament guardat i registrat, sense possibilitat que la informació es pugui perdre.
b) Albarà digital: se sotmet a un sistema d’inspecció i verificació quan es rep, sense necessitat d’haver de realitzar la digitalització de documents comptables. No obstant això, el que sí que farem serà verificar la seva qualitat abans de continuar amb el procés.

Després del pas anterior, capturem de manera automàtica les dades rellevants de l’albarà com el número d’albarà, CIF, comanda, data i altra informació que requereixi el client. Aquesta informació és important durant la digitalització de documents comptables per a poder trobar aquest document ràpidament en un futur.

A Kernel Doc, sotmetem tots els albarans a un procés de verificació exhaustiu (duplicitat, extraviaments, ratllades, mal estat o altres), permetent gestionar les incidències en el moment de rebre l’albarà i esmenar els errors detectats.

Finalment, es prepara tota la informació processada per a la seva incorporació al sistema comptable o gestor documental facilitant el detall de les imatges, així com els seus fitxers d’índex amb la informació associada per a ser localitzada ràpidament.

Els avantatges de la digitalització de documents comptables.

S’ofereix la possibilitat que tots els arxius que hagin passat pel procés de digitalització de documents comptables es posin a la disposició del client en modalitat cloud (núvol o internet) per a facilitar la seva consulta posterior des de qualsevol dispositiu; o bé es preparen per a incorporar-los en els sistemes del client. Els avantatges són:

“Arrencada de manera immediata, pagament per albarà gestionat i sense costos d’inversió d’equips ni aplicacions informàtiques”.

Disminuirà el cicle de tractament i gestió dels albarans.
L’eficiència en el tractament i maneig de la informació serà major.
Suposarà un estalvi de costos de fins a un 60%.
Es reduiran dràsticament les incidències en el procés.
Incrementarà la productivitat en temps i recursos dedicats.

A més, la digitalització de documents comptables amb Kernel Doc permet una inversió de zero euros, la garantia que la informació estara disponible de manera inmediata, que el servei serà pròxim, flexible i que hi haurà capacitat d’assumir l’increment de volum sense que el client vegi afectada la seva activitat principal. Per tot això, la digitalització de documents comptables és una cosa necessària.

Contacta con nosotros