Digitalización de documentos

Gestión de Albaranes

Un albarán es el documento que acredita la entrega de productos o servicios relacionados con un pedido. Su importancia es muy alta, ya que permite detectar incidencias antes de que entre en el proceso de facturación. No obstante, su versión en papel puede extraviarse, lo que supondría un gran problema. Para que esto no suceda, está la digitalización de documentos contables que realizamos en Kernel Doc.

Todos los albaranes recibidos los procesamos de inmediato en Kernel Doc. Pero, dependiendo de cómo sea el documento en su origen (papel o digital) llevaremos a cabo un tratamiento diferente.

a) Albarán en papel: se prepara para su introducción en los escáneres, extrayendo cualquier elemento de sujeción y se somete al proceso de digitalización de documentos contables. Así, quedará debidamente guardado y registrado, sin posibilidad de que la información se pueda perder.
b) Albarán digital: se somete a un sistema de inspección y verificación en cuanto se recibe, sin necesidad de tener que realizar la digitalización de documentos contables. No obstante, lo que sí haremos será verificar su calidad antes de continuar con el proceso.

Tras el paso anterior, capturamos de forma automática los datos relevantes del albarán como el número de albarán, CIF, pedido, fecha y otra información que requiera el cliente. Esta información es importante durante la digitalización de documentos contables para poder encontrar este documento rápidamente en un futuro.

Todos los albaranes los sometemos en Kernel Doc a un proceso de verificación exhaustivo (duplicidad, extravíos, tachaduras, mal estado u otros), permitiendo gestionar las incidencias en el momento de recibir el albarán y subsanar los errores detectados.

Finalmente, se prepara toda la información procesada para su incorporación al sistema contable o gestor documental facilitando el detalle de las imágenes, así como sus ficheros de índice con la información asociada para ser localizada rápidamente.

Las ventajas de la digitalización de documentos contables

Se ofrece la posibilidad que todos los archivos que hayan pasado por el proceso de digitalización de documentos contables se pongan a disposición del cliente en modalidad cloud (nube o internet) para facilitar su consulta posterior desde cualquier dispositivo; o bien se preparan para incorporarlos en los sistemas del cliente. Las ventajas son:

“Arranque de forma inmediata, pago por albarán gestionado y sin costes de inversión de equipos ni aplicaciones informáticas”.

Disminuirá el ciclo de tratamiento y gestión de los albaranes.
La eficiencia en el tratamiento y manejo de la información será mayor.
Supondrá un ahorro de costes de hasta un 60%.
Se reducirán drásticamente las incidencias en el proceso.
Incrementará la productividad en tiempo y recursos dedicados.

Además, la digitalización de documentos contables con Kernel Doc permite una inversión de cero euros, la garantía de que la información estará disponible de forma inmediata, que el servicio será cercano, flexible y que habrá capacidad de asumir el incremento de volumen sin que el cliente vea afectada su actividad principal. Por todo esto, la digitalización de documentos contables es algo necesario.

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