Digitalització d’Expedients
Cada vegada més, les empreses disposen d’eines de gestió documental corporatives que permeten incorporar informació pel seu magatzematge i gestió. La digitalització de documents legals o expedients pot ser una tasca molt tediosa, ja que el volum en algunes organitzacions pot ser molt gran. Quan això succeeix, Kernel Doc pot ser una solució per a simplificar el procés.
Malgrat tots els recursos per a dur a terme la digitalització de documents legals o expedients, les empreses poden trobar-se amb un gran volum de treball per a processar i adjuntar tots els papers amb els gestors documentals. En aquests casos, Kernel Doc és una alternativa per a estalviar temps i poder complir amb els objectius de digitalització. Per a això, consultem, articulem i processem la informació d’acord amb les necessitats de cada client. Algunes vegades, pot requerir-se la digitalització de documents legals o expedients de només un departament determinat.
La digitalització de documents legals o expedients de Kernel Doc, aconsegueix agrupar per categories perquè les dades siguin molt més accessibles i fàcils de trobar. Totes aquestes tasques comporten una sèrie d’avantatges i beneficis:
- Agilitzar els procediments administratius perquè puguin ser molt més ràpids i oferir un servei de més alta qualitat. Això sempre és positiu i ofereix un avantatge competitiu enfront d’altres empreses.
- Estalviar temps en la localització i consulta. Això és crucial, ja que buscar un expedient entre una pila de papers pot portar hores, fins i tot dies. La pèrdua de temps és evident i la digitalització pot optimitzar aquest procés.
- Reduir l’espai físic que ocupen i que pot generar una sensació de falta d’ordre. Així mateix, també es preveu la pèrdua d’informació important, ja sigui per extraviar-la accidentalment com per la seva destrucció.
El procés de digitalització de documents legals o expedients El procés de digitalització de documents legals o expedients es basa en la preparació prèvia, que és la clau, i en les accions que es duen a terme sobre el propi expedient (de personal, legal, laboral tècnic, etc.) per a aconseguir el producte final basant-se en el sistema d’obtenció d’imatges. Aquest sistema permet obtenir uns resultats realment bons i adaptats a cada empresa.
Així mateix, en l’etapa de preparació prèvia de la digitalització de documents legals o expedients realitzem diferents activitats que dependran de les necessitats de cada client, podent ser les següents: inventariat, classificació per sèrie documental, catalogació, ordenació i criteris de selecció (expurgo). Oferim, a Kernel Doc, diferents opcions perquè cada client trobi el que necessita.