Documentació Administrativa

La digitalització de la documentació administrativa pot agilitzar molt els procediments per a oferir un millor servei i uns resultats a curt termini. Per a això, a Kernel Doc ens ocupem de la difícil tasca de gestionar tota la paperassa, que no sol ser poc en aquests departaments, per a digitalitzar-los i que, per fi, l’empresa el pugui tenir centralitzat i normalitzat en lloc segur, sense témer per una pèrdua de les dades.

Per a això, la manera de conducta que tenim a Kernel Doc respecte a la digitalització de la documentació administrativa és realitzar, prèviament, una visita a l’arxiu o fons dels documents d’una empresa. Així, podem fer-nos una idea més clara de les necessitats que té el client i oferir-li una solució que s’ajusti a les seves necessitats. D’aquesta manera, ens basem en el que podem veure.

Una vegada som conscients del treball que cal realitzar, podem anar determinant un full de ruta que compartirem amb el client per a poder mirar en la mateixa direcció i començarem a treballar en el procés de digitalització de la documentació administrativa. Encara que cada client és diferent, perquè les seves necessitats també ho són, en general, la nostra manera de procedir és la següent:

• El procés de digitalització de la documentació administrativa, pel qual s’obtenen les imatges digitals, el duem a terme mitjançant escàners de mitjana i alta velocitat (en modalitat in situ o en les nostres instal·lacions). Una vegada obtinguts els fitxers d’imatges, els sotmetem a eines de tractament i millora per a aconseguir un arxiu digital el més fidedigne al seu original.
• Finalitzada la transformació, capturem les dades requerides pel client aplicant sistemes de verificació control de qualitat, obtenint un índex de fiabilitat i encert molt elevat. Així aconseguim un millor resultat.
• Una vegada gestionada i lliurada la informació processada mitjançant sistemes informàtics, la documentació original es prepara per al seu destí final: devolució, custòdia i/o destrucció per part del client.

Tot aquest procés de digitalització de la documentació administrativa es basa en un sistema ràpid i avançat de producció en el qual la traçabilitat i el control de cada document fa que els nostres clients confiïn en nosaltres. En tot moment, mantenim les vies de comunicació obertes perquè sàpiguen què és el que està passant, com va el procés i quan podran tenir la documentació en un lloc segur.

La digitalizació de la documentació administrativa ha deixat de ser una opció per a convertir-se en una necessitat. Les empreses ja no poden obviar que no poden continuar desant documents en paper, molts dels quals es deterioren o es perden causant bastants problemes. Per a evitar això, a Kernel Doc estem per a ajudar.