Digitalización de Expedientes

Cada vez más, las empresas disponen de herramientas de gestión documental corporativas que permiten incorporar información para su almacenaje y gestión. Pues, la digitalización de documentos legales o expedientes puede ser una tarea muy tediosa, ya que  el volumen en algunas organizaciones puede ser muy grande. Cuando esto ocurre, Kernel Doc puede ser una solución para simplificar el proceso.

A pesar de todos los recursos para llevar a cabo la digitalización de documentos legales o expedientes, las empresas pueden encontrarse con un arduo trabajo para procesar y adjuntar todos los papeles en los gestores documentales. En estos casos, Kernel Doc es una alternativa para ahorrar tiempo y poder cumplir con los objetivos de digitalización. Para ello, consultamos, articulamos y procesamos la información de acuerdo con las necesidades de cada cliente. Algunas veces, puede requerirse la digitalización de documentos legales o expedientes de solo un departamento determinado.

La digitalización de documentos legales o expedientes de Kernel Doc, consigue agrupar por categorías para que los datos sean mucho más accesibles y fáciles de encontrar. Todas estas tareas conllevan una serie de ventajas y beneficios:

• Agilizar los procedimientos administrativos para que puedan ser mucho más rápido y ofrecer un servicio de más alta calidad. Esto siempre es positivo y ofrece una ventaja competitiva frente a otras empresas.
• Ahorrar tiempo en la localización y consulta. Esto es crucial, ya que buscar un expediente entre una pila de papeles puede llevar horas, incluso días. La pérdida de tiempo es evidente y la digitalización puede optimizar este proceso.
• Reducir el espacio físico que ocupan y que puede generar una sensación de falta de orden. Asimismo, también se previene la pérdida de información importante, ya sea por extraviarla accidentalmente como por su destrucción.

El proceso de digitalización de documentos legales o expedientes se basa en la preparación previa, que es la clave, y en las acciones que se llevan a cabo sobre el propio expediente (de personal, legal, laboral técnico, etc.) para conseguir el producto final basándose en el sistema de obtención de imágenes. Este sistema permite obtener unos resultados realmente buenos y adaptados a cada empresa.

Asimismo, en la etapa de preparación previa de la digitalización de documentos legales o expedientes realizamos diferentes actividades que dependerán de las necesidades de cada cliente, pudiendo ser las siguientes: inventariado, clasificación por serie documental, catalogación, ordenación y criterios de selección (expurgo). Ofrecemos, en Kernel Doc, distintas opciones para que cada cliente encuentre lo que necesita.